ארגון אירוע כרוך ביצירת רגעים בלתי נשכחים. באותו יום מיוחד, לכל פרט ופרט יש חשיבות רבה. לפיכך, חשוב להעניק את מלוא תשומת הלב לכלל ההיבטים של הכנת האירוע, בין אם זו חגיגה משפחתית או אירוע ארגוני. המשמעות היא שכל אלמנט באירוע שלכם חייב לשמש כאטרקציה משמעותית ומפתיעה לטובה.
הכל צריך להיות מושלם
החוויה, היא זו שצריכה לעמוד בבסיס ההתארגנות שלכם, אבל מידע נוסף - למשל על יצירת אווירה כייפית בעזרת מוזיקה מתאימה
ואטרקציות לאירועים - יכול להביא לכם תועלת רבה. הנה כמה טיפים לרעיונות שיכולים להפוך את האירוע שלכם לעוד יותר מדהים.
ליצור באז סביב האירוע שלכם
כדי להרשים את האורחים באירוע וליצור חוויה בלתי נשכחת, כל ההכנות צריכות להיות ברמה הגבוהה ביותר. אתם יכולים לבחור את המיקום הטוב ביותר בעיר, ולהזמין את המרצה או המופע הטובים ביותר, אבל אם לא תיצרו תוכן איכותי שיקדם את האירוע, אנשים לא יתייחסו אליו כאל דבר שהם ״חייבים להשתתף בו״.
לאחר שתטפלו באולם, בתאריך, באוכל, בקוקטיילים ובשאר העניינים הלוגיסטיים, כדאי להתחיל ליצור באז סביב האירוע הקרוב במדיה החברתית. צרו בלוג באינטרנט שמוקדש לאירוע, ארגנו דיונים בטוויטר, ועודדו שיתופים בפייסבוק. פעילות וירטואלית זו תעזור לכם ליצור מעורבות בקרב המשתתפים ולתפוס את תשומת ליבם של נרשמים חדשים.
יש חשיבות לרושם הראשוני
כבר נאמר כי ״אין הזדמנות שניה לעורר רושם ראשוני״. ואכן, לדברי המומחים, נדרשים שבע שניות בלבד כדי ליצור רושם ראשוני טוב. לדוגמה, אם מדובר באישי עסקים שנפגש אתכם בפעם הראשונה, הוא יקבע בתוך שניות:
- את רמת האמינות
- את הסטטוס
- את האינטליגנציה
- את מידת ההצלחה
לכן חשוב שהאורחים יתקבלו במאור פנים כשהם מגיעים למקום, ויהנו מקבלת פנים חמה ויחס אכפתי מצד המארחים.
לבחור את המיקום המושלם
אולם האירועים וצוות עובדיו יכולים להשפיע, לטוב ולרע, על האירוע שלכם. מנהלי האולם צריכים לשאת באחריות להגיש למשתתפים את השירות האדיב, הנעים והיעיל ביותר, כדי שהאורחים יהיו שבעי רצון כבר מלכתחילה. אנשי שירות אדישים, שלא נענים לבקשות האורחים או מעקמים את הפרצוף, עלולים ליצור אווירה לא טובה ובסופו של דבר לספק חוויה לא נעימה שתהיה קשורה לנצח באירוע שלכם.
בחירת אולם שיציע לכם אירוח ברמה גבוהה, מצריכה סקר שוק וגוזלת זמן, אבל צעד זה חיוני לקיום אירוע מוצלח.
להגדיר אווירה בעזרת תאורה, צבעים, מוזיקה ואטרקציות
תאורה
תאורה טובה יכולה לעזור לכם ליצור את מצב הרוח המושלם באירוע שלכם. מחקרים מלמדים שתאורה בהירה מגבירה את התגובה הרגשית של אנשים לסוגים שונים של גירוי. אם אתם מתכננים אירוע ארגוני, מומלץ להאיר את המקום באור בהיר, ככול האפשר.
בנוסף, תאורה טובה מסייעת לאנשים לצלם תמונות איכותיות. המטרה שלכם היא שהאורחים ישתפו את התמונות שצילמו במהלך האירוע, במדיה החברתית, כדי להעלות את המודעות לאירוע ולמותג. נכון?
אם כך, עזרו להם לצלם תמונות טובות ולספק את ההוכחה החזותית לכך שהאירוע שלכם היה באמת מדהים.
צבעים
צבעים הם סוג של תקשורת לא מילולית. לבחירה בצבעים הנכונים יכולה להיות השפעה מכרעת על מצב הרוח של המשתתפים באירוע. הנה הצבעים שעדיף להשתמש בהם באירועים שונים:
- אדום - אם אתם מארגנים מסיבה עליזה, תוכלו לבחור בצבע אדום אשר קשור לכוח, חום, אנרגיה והתרגשות.
- כחול - אם אתם מארגנים סמינר, כנס או פגישה עסקית, השתמשו בצבע כחול שמשקף אינטליגנציה, אמון, יעילות, לוגיה ותקשורת.
- צהוב - במקרה שאתם מארגנים תערוכות או אירוע אומנותי, תוכלו לבחור בצהוב אשר מייצג כוח רגשי, ידיות ויצירתיות.
- ירוק - אם מדובר באירוע ידידותי לסביבה, ירוק הוא בחירה נבונה. צבע זה קשור להרמוניה, רוגע, שלום ומודעות סביבתית.
- אם מדובר באירוע משפחתי, צבעי האירוע ייקבעו לפי סוג האווירה שאתם רוצים ליצור בחגיגה שלכם.
מוזיקה
הבחירה במוזיקה תלויה בסוג האירוע שלכם. חשוב לוודא שהמוזיקה מתאימה לנושא האירוע ולקהל האורחים. למשל, אם מדובר באירוע שמשולב גם בריקודים, עדיף לבחור בדי.ג׳יי שילהיב וירקיד את האורחים,
להקה לחתונה או להשתמש בשירותיה של חברה המספקת שירותי מוזיקה מיוחדים להרקדה.
אטרקציות
האטרקציות מיועדות להלהיב ולרומם את מצב הרוח, והבחירה בסוג האטרקציה תלויה באופי האירוע ובקהל המשתתפים. לדוגמה, אם באירוע משתתפים ילדים, אזי מתנפחים יכולים להיות אטרקציה נהדרת, ואם מדובר בהשקת מוצר, הפקת אירוע קונספט יכול לשרת היטב את המטרה השיווקית שלכם.
